国家档案局副局长李和平
在数字档案馆建设指南宣贯会议上的讲话（摘要）
（2010年11月2日）
数字档案馆建设是信息时代档案事业发展的必然选择，是档案信息化建设成果的集中体现，代表着当前和今后一段时期档案现代化建设的发展方向。为了使大家更好地理解和把握贯彻《数字档案馆建设指南》的要求，我讲三个方面问题。
一、《数字档案馆建设指南》是规范和引导全国档案信息化建设的迫切要求
从2000年开始，国家档案局为适应信息时代发展对档案工作的要求，提出了档案信息化建设的任务，2002年国家档案局制订发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，对档案信息化建设工作进行全面规划和部署。在开展档案信息化建设过程中，一些地方档案馆提出了数字档案馆建设的构想并付诸实践。经过近十年的研究、探索、建设，数字档案馆已经从当初的概念、构想、探索变成了一个个发挥着重要作用的信息化系统。近几年，从省到地县，一批投资金额较大、技术较为先进的数字档案馆工程项目纷纷立项。数字档案馆是一项技术难度较大、投资金额较多、人员素质要求较高的系统工程。为了提高全国数字档案馆建设的整体水平，避免对数字档案馆的功能需求重复论证，低水平立项，我们认为有必要研究制订一个规范性、标准性的文件，来规范和引导全国数字档案馆建设。《数字档案馆建设指南》就是在这样的背景下提出来的。制订《数字档案馆指南》的目的是为全国数字档案馆建设提供规范性的依据，引导、指导全国数字档案馆规范化建设。
《指南》的作用体现在四个方面：第一，通过《指南》提供的建设要求，使全国每一个档案馆在制订数字档案馆建设方案时，避免花费大量时间对目标任务、建设内容、功能需求进行定位、论证等重复劳动，节约大量的人力、财力、智力和物力；第二，通过《指南》确定数字档案馆建设的基本目标、基本要求和基本架构，可以为我国数字档案馆建设提供一个基本建设模型，使建设更加趋于合理适用，符合我国档案工作实际，特别是为一些技术力量比较薄弱的档案部门提供示范和引导，使之明确要求、增强信心，从而提高我国数字档案馆建设整体水平；第三，通过《指南》提供的项目立项要求，指导各地档案部门进行项目建设需求方案、建议书与可行性研究报告的编制，进一步推动各级数字档案馆建设的项目立项工作；第四，通过《指南》提供的数字档案馆建设标准、规范，有利于数字档案信息互联互通，有利于数字档案信息的长期保存，也为构建我国国家数字档案馆打下良好的基础。
《指南》从管理与技术两个层面进行阐述，力求做到满足三个方面的要求：一是面向档案局馆领导，阐明数字档案馆的基本概念、建设意义、基本要求、建设目标与基本内容，从而回答数字档案馆“是什么”、“干什么”的问题，使档案部门领导从宏观上理解和把握数字档案馆建设方向，统一认识，明确要求；二是面向承担档案信息化的具体工作人员，阐明数字档案馆建设的基本步骤、基本功能和具体建设内容，从而回答数字档案馆“怎么干”的问题，力求可操作性强，能够成为建设的指导工具和实施方案，满足档案信息化建设部门具体应用、组织实施建设的需要；三是面向全体档案工作者，系统阐述数字档案馆的架构，力求使档案工作者全面了解数字档案馆建设的基本内容与要求，积极支持和参与数字档案馆的建设。
二、《数字档案馆建设指南》是各级档案部门经验的积累和智慧的结晶
数字档案馆建设在我国是从一些地方档案馆率先提出并付诸实践。深圳市档案馆最早提出数字档案馆建设的设想，并进行了大胆探索，2002年12月，国家档案局在深圳召开了“数字档案馆建设现场演示会”，来自全国各省市的代表现场观摩了数字档案馆系统演示，对数字档案馆建设第一次有了感性的认识，那次会议对全国档案信息化工作起到了极大的推动作用。2003年8月，青岛市档案馆宣布数字档案馆建成并举行了开通仪式。深圳、青岛两地的数字档案馆建设成果为全国各地数字档案馆建设提供了示范，各地纷纷前往参观和学习。之后，北京、天津、上海、江苏、浙江、福建、山东、广东、重庆、云南、宁夏以及哈尔滨、杭州、厦门等省市的数字档案馆建设规划以及工程项目纷纷立项，全国数字档案馆建设呈现出从东部向中西部，从省一级向地县整体推进的态势。《数字档案馆建设指南》的制订，一方面充分借鉴了国内外的最新研究成果，另一方面，也是我国上述这些省市以及一些行业、企业数字档案馆建设经验的总结和提炼。
《数字档案馆建设指南》的制订还是专家智慧的结晶。《指南》起草小组除了国家档案局技术部的工作人员，还吸收了北京、浙江、福建、山东、青岛等省市档案局馆以及中国人民大学档案学院、中信信息公司的专家参与起草。在起草过程中，起草小组还多次征求北京、天津、浙江、湖北、广州、深圳等省市档案部门专家的意见，在青岛举办了全国数字档案馆建设研讨会，在云南省档案馆、浙江绍兴市档案馆、广州番禺区档案馆进行了适用性试点。形成征求意见稿后，国家档案局发文向全国档案部门征求意见。可以说，《数字档案馆建设指南》是全国数字档案馆建设经验和建设成果的集中体现，是全国档案部门集体智慧的结晶。
《数字档案馆建设指南》从理念、功能、能力三个方面体现了信息技术发展对档案管理的要求。《指南》借鉴国内外关于数字档案馆的概念、定位，强调数字档案馆是各级各类档案馆适应信息社会发展需要的产物，是运用现代信息技术的结果，强化数字档案馆在各种网络平台上提供公共档案信息服务和共享利用的要求，数字档案馆建设的最终目的是提高档案部门在信息化条件下为各类用户服务的水平。《指南》把数字档案馆功能概括为四大核心功能，就是收集、管理、保存、利用，既与传统纸质档案管理要求相衔接，又与国际最新研究成果保持一致，也符合我国档案工作者的管理习惯，便于对《指南》的理解和执行。数字档案馆建设更是档案部门能力建设的体现。《指南》要求，数字档案馆应当具备接收、管理、保存电子文件、数字化档案、重要信息资源的能力，具备各类载体档案数字化的能力，具备保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用的能力，具备安全保障的能力，具备提供多种形式服务的能力，这些能力最终体现在对人的能力，就是对档案工作者驾驭计算机、运用信息技术，将信息技术与档案管理相结合能力的要求上。
三、加强数字档案馆建设是档案部门在信息时代实现科学发展的必然选择
刚刚闭幕的十七届五中全会，审议通过了《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十二个五年规划的建议》，为我们描绘了我国未来五年的发展前景。各地档案部门正在认真学习五中全会精神，谋划十二五工作发展。数字档案馆建设是今后一段时期档案事业实现科学发展的重要内容，《数字档案馆建设指南》为全国数字档案馆提供了系统、规范的建设依据，深入理解和有效贯彻《指南》内容，是提升数字档案馆建设水平的必要保证。
1、把贯彻《指南》与 “三个体系”建设工作结合起来
近几年来，在科学发展观的引领下，国家档案局在全国档案部门提出了 “三个体系”建设的要求，就是建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系，建立确保档案安全的安全保障体系。数字档案馆建设的核心就是利用信息化的手段来进行“三个体系”建设。数字档案资源是国家档案信息资源的重要组成部分，并将进一步成为国家档案信息资源的主体，在进行数字档案资源建设时，必须要注意收集、保存与人民群众生活密切相关的档案内容；数字档案馆建设的最终目的是提高各级档案部门运用信息化手段提供服务的水平和能力，建立方面人民群众的档案利用体系，首先应当采用信息化的手段来实现，为人民群众通过网络等远程方式利用档案提供便利；数字档案馆建设一方面为档案实体安全提供了信息化的支撑条件，另一方面，数字档案馆建设本身也必须重视安全保障体系建设，确保档案实体和档案信息安全。
2、把《指南》的要求与制订“十二五”规划工作结合起来
今年是全面实现“十一五”规划的最后一年，也是谋划“十二五”、规划档案事业科学发展的关键之年。数字档案馆建设是一项长期任务，贯穿在整个信息时代的发展进程中。“十一五”期间，档案信息化工作、数字档案馆建设作为一项重点工作，得到了较大的发展。未来五年，数字档案馆建设还应该是各级各类档案馆的一项重点工作，应当按照《数字档案馆建设指南》的要求，根据当地信息化发展水平、自身工作基础，找准定位。抓住资源建设、利用条件建设、安全体系建设等重点，稳步推进。尚未开始进行数字档案馆建设的地方，首先开展数字档案馆的立项准备工作，已经具备一定基础的地方，应当对照《指南》的要求，进行管理流程再造、保证数字档案可靠可信和长期可用等方面，进一步采用新的技术方法，不断总结经验，取得更大的发展。
3、把贯彻《指南》与贯彻《电子文件管理暂行办法》各项工作结合起来
去年年底发布的《电子文件管理暂行办法》，是我国第一部有关电子文件的法规性文件，对于电子文件的规范化管理具有非常重要的意义。一会儿，陶明国主任将详细介绍当前我国国家电子文件制度建设方面的情况。档案部门在电子文件管理工作中承担着非常重要的任务，电子文件管理在归档前由各单位文秘和业务部门负责，归档后由各单位档案部门以及各级档案馆承担。《电子文件管理暂行办法》对档案部门在电子文件管理工作应当承担的职责、应当具备的条件、应当建立的制度、应当采取的管理措施等，都作了比较明确的规定。各级档案部门应当按照《办法》的要求，认真贯彻执行。数字档案馆建设与电子文件管理工作密不可分。应当把数字档案馆建设的要求与电子文件中心、电子文件备份中心建设的要求等结合起来，统筹规划、明确重点，既要注意互相衔接，互联互通，又要避免功能交叉，重复建设。
4、把数字档案馆建设与基础业务工作结合起来
在数字档案馆建设过程中，无论是建立档案目录数据库、进行档案全文数字化、移交和接收电子文件，还是开发档案信息资源、为社会提供利用，都离不开档案的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。基础工作是实现档案信息化管理的必要前提，基础工作不扎实、不准确，信息化的硬件、软件只能是摆设，是花架子。各级档案部门必须要高度重视基础业务工作，尊重档案管理的科学规律，既要充分运用信息化的技术手段，又要做好基础工作，为现代化、信息化管理奠定坚实的基础。
同志们，数字档案馆建设是一项系统工程，是一项长期任务，《指南》为这项工作提供了建设框架、总体要求、功能定位等方面的要求，各地档案部门应当在《指南》的指导下，以标准化、规范化、实用化为原则，切实推进数字档案馆建设工作，为档案事业在信息时代实现跨越式发展做出更大的贡献！
